Je klarer Sie einer Agentur oder einem Softwareteam Ihren Bedarf beschreiben, desto treffender und vergleichbarer werden die Angebote. Ein Briefing ist ein kurzes Dokument, das Zweck, Umfang und Grenzen eines Projekts beschreibt. Es muss nicht perfekt sein, aber es sollte die richtigen Fragen beantworten.
Was in ein Briefing gehört
- Unternehmen und Kontext: Was macht Ihr Unternehmen, wer sind Ihre Kunden, und warum starten Sie das Projekt jetzt?
- Ziele: Was ändert sich, wenn das Projekt erfolgreich ist? Formulieren Sie möglichst messbare Ziele (zum Beispiel mehr Anfragen oder kürzere Bearbeitungszeiten für Bestellungen).
- Zielgruppe: Wer nutzt die Website oder Software, auf welchen Geräten und wozu?
- Umfang: benötigte Seiten, Funktionen und Schnittstellen. Trennen Sie „Muss“ von „Wäre schön“.
- Ausgangslage: bestehende Website, Software, Domain, Hosting, Inhalte und Datenquellen.
- Schnittstellen: Welche ERP-, CRM-, Buchhaltungs-, Zahlungs-, Versand- oder sonstigen Systeme sind anzubinden?
- Zeitplan: gewünschter Livegang und der geschäftliche Grund dafür (Messe, Kampagne, Saison).
- Budgetrahmen: Auch ohne genaue Summe erleichtert ein Rahmen die Empfehlung der passenden Lösung.
- Entscheidungsprozess: Wer redet mit, und wer gibt frei?
Den Umfang praktisch beschreiben
- Schreiben Sie Nutzerszenarien: Ein Satz wie „Ein Händler soll sich anmelden, seine bisherigen Bestellungen sehen und neu bestellen können“ ist verständlicher als eine lange Funktionsliste.
- Teilen Sie Beispiele, die Ihnen gefallen oder nicht gefallen – und warum.
- Fügen Sie vorhandene Screenshots, Prozessdiagramme, Tabellen und Dokumente bei.
- Markieren Sie offene Punkte deutlich als „noch nicht entschieden“; sie lassen sich in der Analysephase gemeinsam klären.
Häufige Fehler
- Die Lösung statt des Problems beschreiben: Statt „Wir brauchen eine App“ führt die Beschreibung des Problems, das die App lösen soll, zu besseren Empfehlungen.
- Alles in die erste Version packen: Lange Listen ohne Prioritäten belasten Budget und Zeitplan.
- Technologie ohne Begründung vorgeben: Gibt es einen geschäftlichen Grund für eine bestimmte Technologie, schreiben Sie ihn dazu; andernfalls bleiben Sie offen für die Empfehlung des Teams.
- Inhalte und Datenaufbereitung vergessen: Texte, Bilder und zu übernehmende Daten sind die Punkte, die sich in Projekten am häufigsten verzögern.
Vom Briefing zum Angebot
Ein gutes Briefing macht das Erstgespräch produktiver. Darin klären wir offene Punkte gemeinsam und erstellen anschließend ein schriftliches Angebot mit Leistungsumfang, Ergebnissen, Technologiewahl und Zeitplan auf Wochenbasis. Wenn Sie noch kein Briefing haben, ist das kein Problem: Die Fragen in unserem Angebotsformular führen Sie Schritt für Schritt durch diese Punkte.
