Bir ajansa ya da yazılım ekibine ihtiyacınızı ne kadar net anlatırsanız, alacağınız teklif o kadar isabetli ve karşılaştırılabilir olur. Brief, projenin amacını, kapsamını ve sınırlarını anlatan kısa bir belgedir. Mükemmel olması gerekmez; ama doğru soruları yanıtlaması gerekir.
Bir brief'te bulunması gereken başlıklar
- Şirket ve bağlam: Ne iş yapıyorsunuz, müşterileriniz kim, projeyi neden şimdi başlatıyorsunuz?
- Hedefler: Proje başarılı olursa ne değişecek? Mümkünse ölçülebilir hedefler yazın (örneğin talep sayısını artırmak, sipariş işleme süresini kısaltmak).
- Hedef kitle: Siteyi veya yazılımı kimler, hangi cihazlarda ve hangi amaçla kullanacak?
- Kapsam: Olması gereken sayfalar, işlevler ve entegrasyonlar. "Olmazsa olmaz" ile "olsa iyi olur" başlıklarını ayırın.
- Mevcut durum: Var olan site, yazılım, alan adı, barındırma, içerik ve veri kaynakları.
- Entegrasyonlar: ERP, CRM, muhasebe, ödeme, kargo veya başka hangi sistemlerle konuşulması gerekiyor?
- Zaman: Hedef yayın tarihi ve bu tarihi belirleyen iş gerekçesi (fuar, kampanya, sezon).
- Bütçe aralığı: Kesin bir rakam olmasa bile bir aralık paylaşmak, doğru çözümün önerilmesini kolaylaştırır.
- Karar süreci: Projede kimler söz sahibi, onayları kim verecek?
Kapsamı anlatmanın pratik yolları
- Kullanıcı senaryoları yazın: "Bir bayi, sisteme girip geçmiş siparişlerini görebilmeli ve yeni sipariş verebilmeli" gibi cümleler, uzun özellik listelerinden daha anlaşılırdır.
- Beğendiğiniz ve beğenmediğiniz örnekleri nedenleriyle paylaşın.
- Elinizdeki ekran görüntüleri, süreç şemaları, Excel dosyaları ve mevcut belgeleri ekleyin.
- Bilmediğiniz noktaları açıkça "henüz netleşmedi" diye işaretleyin; bunları keşif aşamasında birlikte netleştirmek mümkündür.
Sık yapılan hatalar
- Çözümü tarif edip sorunu anlatmamak: "Bize bir mobil uygulama lazım" yerine, uygulamayla çözülmek istenen sorunu anlatmak daha iyi öneriler getirir.
- Her şeyi ilk sürüme sığdırmaya çalışmak: Öncelik vermeden yazılan uzun listeler hem bütçeyi hem takvimi zorlar.
- Teknik tercihleri gerekçesiz dayatmak: Belirli bir teknolojiyi şart koşmanın iş gerekçesi varsa yazın; yoksa ekibin önerisine açık olun.
- İçerik ve veri hazırlığını unutmak: Metinler, görseller ve aktarılacak veriler projelerin en sık geciken kalemidir.
Brief'ten teklife
İyi bir brief, keşif görüşmesini daha verimli hale getirir. Görüşmede belirsiz noktaları birlikte netleştiriyor, ardından kapsamı, teslimat listesini, teknoloji seçimini ve hafta bazlı zaman planını içeren yazılı bir teklif hazırlıyoruz. Elinizde hazır bir brief yoksa endişelenmeyin; teklif formumuzdaki sorular sizi bu başlıklardan adım adım geçirecek şekilde hazırlandı.
